Imprimir documentos padronizados com informações personalizadas usando Word e Excel

Imagine um documento padronizado, onde as únicas mudanças podem ser por exemplo, o nome da pessoa, seu documento e seu endereço, sendo que você precisa imprimir este documento para 150 pessoas diferentes. Conheça o recurso Campos de Mesclagem do Word e faça as impressões com poucos cliques e quase nenhuma edição.

O Pacote Office da Microsoft é composto por um conjunto de programas úteis tanto para usuários domésticos quanto para usuários corporativos. Nele você encontra o Word, o Excel, o Power Point, o Outlook, o Access e dependendo do processo de instalação o Groove e o Publisher. Cada um deles tem uma função específica a desempenhar.

Vou mostrar um recurso utilizando dois programas do pacote office: o Excel e o Word.  A ideia é ter no Excel as informações previamente cadastradas e fazê-las migrar para o Word facilitando o preenchimento de documentos, cartas ou correspondências – todas criadas dentro do Word. Creio que pequenas empresas ou entidades poderão se beneficiar do resultado.

Mãos á Obra!

Vamos imaginar um clube qualquer com cerca de 150 sócios. E você que é secretário deste clube precisa avisar aos seus 150 sócios a respeito de algumas mudanças na entidade, para isso, irá precisar imprimir uma correspondência personalizada com o nome, o cpf e o endereço de cada um dos sócios do clube. O documento terá que ser assinado e devolvido ao clube para arquivamento.

No Excel – Sabendo do recurso Campos de Mesclagem do Word e sua integração com o Excel, o secretário resolveu criar uma base de dados com as informações no Excel, afinal esta base poderá ser usada em outros documentos a serem criados futuramente.

Figura 1 – Base de dados criada no Excel.

Para este fim, é importante deixar que a primeira linha da planilha contenha o título da coluna. Como no exemplo da imagem acima, onde Nome, CPF, Endereço e o demais campos são o título da coluna e logo abaixo, a partir da linha 2,  as informações.

Salve o arquivo do Excel com o nome que desejar e vamos agora trabalhar com o Word.

No Word – Com o Word aberto crie o documento como será impresso. Se no seu caso ele já existe, ficará ainda mais fácil. Com o documento pronto iremos informar no Word onde cada informação existente no Excel deverá ser migrada e inserida  automaticamente. Lembre-se de salvar seu documento Word.

Figura 2 – Este é o meu documento modelo. Onde o texto está em vermelho irei usar o recurso para preenchimento automático.

 

Para darmos sequência é preciso ter acesso ao menu Correspondências do Word. Caso ele não esteja visível no sua tela, vamos habilitá-lo. Se você já o tem, salte esta parte e vá para o sub-titulo “Continuando”.

Figura 3 – Localização do Menu Correspondências, dentro do programa Word.

Habilitando Menu Correspondências do Word

Com o Word aberto, clique no menu Arquivo -> Opções. Irá abrir a janela “Opções do Word”. Clique na opção “Personalizar Faixas de Opções”. Encontre a opção “Correspondências” e marque-a. Clique em Ok. A janela irá fechar e o menu Correspondências já estará disponível para uso.

Figura 4 – Janela “Opções do Word”. Siga as setas para habilitar o menu “Correspondências” do seu Word.

Continuando – Com o documento do Word aberto, clique no menu Correspondências. Clique no ícone “Selecionar Destinatários” e opte por “Usar Lista Existente…”. Como na imagem abaixo. Agora, localize o arquivo do Excel com os dados a serem inseridos no Word, no nosso exemplo com os dados dos sócios.

Figura 5 – Com estes passos, iremos buscar o arquivo do Excel onde estão as informações necessárias.

 

Após localizar e informar qual arquivo do Excel contém as informações, a janela “Selecionar Tabela” (Figura 6) irá aparecer. Isto acontece porque nossa base de dados no Excel possui três tabelas. No meu caso e acredito que no seu também, as informações estão na primeira tabela. Neste caso apenas clique no botão “ok”.

Figura 6 – Note na parte de baixo desta janela que a opção “Primeira linha de dados…”, já aparece marcada. Isto facilitará identificar os campos. Você verá daqui a pouco.

 

Ao clicar no botão ok da janela “Seleiconar Tabela”, aparentemente nada aconteceu, mas você acabou de vincular o arquivo do Excel ao Word. Agora os ícones do Menu Correspondências estão disponíveis para uso.

Figura 7 – Ícones não estão mais em tons de cinza, ou seja, estão disponíveis para uso.

Para inserir os campos de preenchimento automático, vamos utilizar o ícone “Inserir campos de mesclagem”.  Veja na imagem figura 7, logo acima.

 

Inserindo Campos de Mesclagem no documento Word

Primeiro informe no documento onde o campo deverá ser criado clicando uma vez no local onde o texto deverá aparecer, deixe o cursor piscando lá. Agora no menu Correspondências, clique no ícone “Inserir Campo de Mesclagem”, identifique o campo e clique sobre ele. O Word irá inserir o nome do campo entre os sinais <<  >> . Repita o procedimento para os demais campos.

Para ver o resultado clique no ícone “Visualizar Resultados” e para navegar entre os registros (dados) use o seletor de registros, conforme imagem figura 8, logo abaixo.

Figura 8 – Pronto! Para mudar as informações automaticamente, navegue pelos registros.

 

Este é o nosso documento modelo com os campos de mesclagem ativos. Note que as marcações estão entre <<     >>. É neste local que as informações vindas do Excel serão inseridas. Ao clicar em “Visualizar Resultados”, as informações aparecerão.

Figura 9 – Ao término esta será a estrutura do documento.

 

Imprimindo

Para imprimir utilize o ícone “Concluir e Mesclar”, você irá perceber que poderá imprimir  com apenas um clique o mesmo documento com informações individualizadas. No nosso exemplo eu poderia imprimir com apenas um clique todas as 150 correspondências, cada uma com a informação personalizada do sócio.

Figura 10 – Imprimindo documentos utilizando campos de mesclagem.

 

Finalizando

Você poderá editar o seu documento do Word da forma que quiser, acrescentar novos campos ou apagar. Poderá também acrescentar novos dados no Excel ou atualizar as informações já existentes.

Dicas:

1- Para melhor organização deixe a planilha do Excel na mesma pasta do documento do Word.

2-Na sua base de dados do Excel, tenha quantas colunas de informação desejar e utilize no word somente a que for necessária para aquele documento em particular.

3 – Os campos de mesclagem podem ser formatados normalmente. Use negrito ou cor de texto. Aumente o tamanho da fonte ou o estilo.

4 – Explore o recurso, ele tem mais a oferecer.

Boa sorte!  Até a próxima.